Jak elektryczny obieg dokumentacji firmowej usprawnia funkcjonowanie firmy?

Każda firma jest generatorem różnorakich dokumentów. Dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, raporty, faktury kosztowe i sprzedażowe, umowy o współpracy z innymi podmiotami gospodarczymi – to tylko wielki czubek jeszcze większej góry lodowej. Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile łącznie przestrzeni mógłbyś zaoszczędzić, pozbywając się tej papierowej dokumentacji? Dziś osiągnięcie tego celu jest możliwe i stosunkowo proste – wszystko dzięki elektronicznemu obiegowi informacji firmowej!

Działalność gospodarcza to generator dokumentów

Już we wstępie wspomnieliśmy o czubku góry lodowej, na którą składa się dokumentacja każdej firmy. Teraz jeszcze bardziej rozwiniemy ten temat – każdy wygenerowany dokument musi być odpowiednio archiwizowany i ewentualnie zaksięgowany. Zadanie to wymaga poświęcenia energii i czasu i zazwyczaj spada na głowę księgowości bądź działu HR. W tym miejscu wspomnimy o pierwszej z wielu korzyści, jakie niesie za sobą cyfryzacja obiegu dokumentacji firmowej. Przenosząc dokumenty do strefy internetowej odciążasz dział HR i księgowość – to oszczędności, które możesz zainwestować w rozwój firmy. Kolejne oszczędności to miejsce – dokumenty w wersji elektronicznej fizycznie nie zajmują przestrzeni, więc to od Ciebie zależy, co zrobisz ze zwolnionymi pomieszczeniami po dawnym archiwum. Następna sprawa to wygoda – dokumenty w wersji elektronicznej są wygodniejsze w przeglądaniu. Potrzebny nam dokument znajdziemy pi wpisaniu jego numeru lub danych w okno programu – ponownie więc odciążamy pracowników i oszczędzamy cenne minuty stracone na szukaniu formy papierowej.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji firmowej?

Wdrożeniem cyfrowego obiegu dokumentacji firmowej zajmują się firmy z sektora IT wyspecjalizowane w tym zakresie. W ramach takiego wdrożenia wszystkie dokumenty papierowe są przeniesione do systemu, a dana firma czy organizacja zaprzestaje drukowania nowych. Przeglądanie dokumentów jest obsługiwane przez oprogramowanie, które może być także zsynchronizowane z systemami erp jeżeli dane przedsiębiorstwo z takowych korzysta.

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest legalny w Polsce?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest w pełni legalne i zgodne z polskim prawem. Zarówno teczki pracownicze, jak i faktury mogą być przechowywane w wersji elektronicznej, podobnie jak cała inna dokumentacja. Znając jednak zawiłość naszego systemu prawnego warto trzymać rękę na pulsie, i monitorować zmiany prawne. Warto jednak dodać, że ponowne wprowadzenie nakazu przechowywania dokumentacji w formie papierowej byłoby krokiem w tył, ponieważ przechowywanie dokumentacji elektronicznej jest nie tylko wygodne, lecz również przyjazne dla środowiska.